Compromiso de Privacidad para Empleados y Candidatos

Fecha efectiva: JULIO 2024

Antalis está comprometida con la protección de los datos de las personas que son –o tienen la posibilidad de ser- parte de nuestra organización. Con el ánimo de informarte sobre tus derechos y también sobre las diferentes iniciativas implementadas por Antalis para la protección de los datos personales, hemos creado este Compromiso de Privacidad para Empleados y Candidatos, el cual se ha estructurado en 10 capítulos. Es importante que los leas y comprendas.

Contenido:

ALCANCE
¿A QUIÉN SE APLICA ESTE AVISO DE PRIVACIDAD?
¿QUÉ INFORMACIÓN ESTÁ PROTEGIDA?
¿QUÉ INFORMACIÓN RECOPILAMOS Y CÓMO LA UTILIZAMOS?
RETENCIÓN DE DATOS
TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES
REVELACIONES
EMPRESAS DE SERVICIOS
MANTÉN TU INFORMACIÓN ACTUALIZADA
TUS DERECHOS

1. ALCANCE

Antalis (“ANTALIS”) es una Sociedad Anónima Francesa con un capital social de 213 000 000 euros, registrada en el Registro de Comercio y de Sociedades de Nanterre con el número 410 336 069, con oficina registrada en 8 rue de Seine, 92100 Boulogne-Billancourt (France).

El Grupo ANTALIS es el distribuidor y proveedor líder de papel, soluciones de Packaging Industrial y Comunicación Visual en Europa y en el mundo. Somos el único operador en nuestro sector de actividad con una presencia internacional a través de nuestras compañías afiliadas en 43 países. Proporcionamos una de las gamas más extensas y diversificadas de productos y soluciones en el mercado, y ofrecemos a nuestros clientes un alto nivel de servicio en términos de personalización, experiencia y logística a través de nuestros 123 centros de distribución situados alrededor del mundo. El ADN de nuestra compañía está construido sobre un sólido conjunto de valores y conductas que permiten a nuestra gente crecer y avanzar hacia la excelencia.

Si deseas encontrar más detalles de las empresas de ANTALIS alrededor del mundo, lo puedes hacer a través de nuestra web www.antalis.com.

Como parte de los valores de nuestra compañía, nos tomamos muy en serio la privacidad de nuestros empleados y candidatos. En consecuencia, Antalis se compromete a recabar, mantener y usar información personal de manera responsable. Las disposiciones de las leyes de protección de datos en la Unión Europea y en otros lugares imponen condiciones estrictas y estamos comprometidos a cumplir con ellas.

A través de nuestro Código de Conducta, ANTALIS realiza, tanto para sí misma como para nuestro Grupo de empresas, una declaración en la que se reconoce el derecho fundamental e inalienable de cada individuo a la protección de su vida privada y de sus datos personales. Nos comprometemos a implementar los procedimientos necesarios para que la recopilación y el procesamiento de tus datos personales que se llevan a cabo en el curso de nuestras actividades, se realice de acuerdo con el derecho aplicable y con el debido respeto a las personas, la seguridad y la confidencialidad de su información. Puedes encontrar más información en nuestra web www.antalis.com.

El Grupo ANTALIS ha trabajado en la actualización de nuestros procesos para cumplir con la Regulación de la Unión Europea 2016/679 sobre la Protección de los Datos Personales preparando un programa interno de protección de datos que proporciona un alto nivel de seguridad en el Grupo ANTALIS donde recabaremos, usaremos y administraremos la información personal.

En España el responsable respecto a tu información personal será ANTALIS IBERIA, S.A, CIF A-78456506, con oficina registrada en C/ Pintores, 10 28891 Velilla de San Antonio (Madrid) en lo sucesivo ANTALIS.

Este aviso de privacidad explica cómo podemos recopilar, usar y divulgar información sobre nuestros empleados y candidatos para una vacante en el grupo y describe los derechos que puedes tener con respecto a tu propia información personal. La siguiente información debería ser de ayuda para comprender el propósito de este documento.

Por favor, ¡asegúrate de leerlo detenidamente!

2. ¿A QUIÉN SE APLICA ESTE COMPROMISO DE PRIVACIDAD?

Esta política es aplicable a todos los empleados y candidatos de Antalis y su Grupo de empresas. Nosotros, de aquí en adelante, entenderemos el término “empleado” como: persona que trabaja para Antalis con un contrato laboral o asimilado (incluidos becarios).

3. ¿QUÉ INFORMACIÓN ESTÁ PROTEGIDA?

En este compromiso de privacidad, “información personal” incluye cualquier información (ya sea electrónica o escrita) relacionada con una persona que pueda ser identificada directa o indirectamente, a través de nombre, número de identificación, datos de ubicación, identificador online o factores tales como físicos, psicológicos, genéticos, mentales, económicos, culturales o de identificación social del individuo.

También estarían incluidas categorías especiales de información personal (“datos de carácter especial”) a partir de los cuales podemos determinar o deducir el origen racial o ético, opiniones políticas, creencias religiosas u otras creencias de naturaleza similar, afiliación sindical, salud física o mental (incluidos datos genéticos o biométricos) orientación sexual, datos judiciales (incluyendo información sobre comisión o presunta comisión de un delito penal o sobre cualquier pena o sanción judicial impuesta).

ANTALIS únicamente recopilará datos de categoría especial si fuera necesario para algunos de los fines descritos a continuación en el apartado 4 “Qué información recopilamos y cómo la utilizamos”.

4. ¿QUÉ INFORMACIÓN RECOPILAMOS Y CÓMO LA UTILIZAMOS?

ANTALIS puede usar tu información personal para una variedad de propósitos, tal y como se describe en las siguientes secciones. Nos comprometemos a usar y recopilar la información personal necesaria para las gestiones administrativas previas, durante y después de la contratación. Antalis utiliza los Datos Personales para operaciones de negocio, desarrollo de empleados, información tecnológica, acciones administrativas y cuando sea requerido para procesos judiciales o administrativos, o cualquier otra forma aplicable por Ley para proteger los intereses de Antalis o de terceras partes, o con requerimientos legales. Antalis puede proporcionar información sobre sus empleados a terceras partes para propósitos relacionados con el empleo o la administración de programas de compensación y beneficios y de Recursos Humanos de Antalis.

Uno de los valores fundamentales de nuestra compañía se basa en la confianza, por lo que si necesitas más detalles sobre la información que recabamos, la fuente de información y la autoridad legal por la que se rige ANTALIS, envíanos tus consultas a los siguientes correos dataprotection-HRHQ@antalis.com y rrhh.sp@antalis.com.

Identificación y datos personales

En ANTALIS recopilamos y mantenemos información sobre nuestros empleados y candidatos, con la que realizamos contratos de trabajo y/o acuerdos relacionados con la actividad laboral o asimilada. Así, entre otros, manejamos:

Nombre	Primer Apellido	Segundo apellido
Otro nombre	E-mail	Sexo
Fecha de nacimiento	Foto	Dirección
Número de teléfono	Datos bancarios	Contacto en caso de emergencia
Número de Seguridad Social	Nacionalidad	Estado civil
Parientes	Puesto de trabajo	Tipo de empleo
Departamento	Localización	Número de empleado
Salario, impuestos y contribuciones	Incentivos/Comisiones	Registro de vacaciones, enfermedades, discapacidad y otras ausencias
Registro de plan de pensiones	Registro de beneficios	Expedientes disciplinarios y de quejas
Marca(s) de vehículo	Matrícula de vehículo	Afiliación sindical

Datos académicos y profesionales

Estamos comprometidos a apoyar a nuestros empleados actuales y futuros para que desarrollen su talento y habilidades en su puesto de trabajo, por lo tanto recopilaremos información sobre su carrera laboral en la empresa, con el propósito del desarrollo del empleado. Estos datos pueden ser:

Currículum	Título(s)	Revisión de expedientes
Empleos anteriores	Reconocimientos personales	Certificados de formación
Evaluaciones/Calificaciones	Evaluación del desempeño	Plan de desarrollo personal
Gestión del talento	Revisión salarial

IT, datos de conexión y seguridad

Creemos que la excelencia y la responsabilidad van de la mano, por lo tanto y siempre que lo permita la ley, ANTALIS podrá grabar y monitorizar, las llamadas de teléfono entrantes y salientes, las comunicaciones electrónicas enviadas o recibidas por ANTALIS. Cualquier grabación o monitorización de este tipo se llevará a cabo para fines legales comerciales y de conformidad con las leyes y regulaciones aplicables. Esto puede incluir los siguientes propósitos:

Datos de grabación (incluida la conversión de mensajes de voz en texto)
Establecer el cumplimiento de las políticas y procedimientos de ANTALIS
Cumplir con las leyes y regulaciones aplicables
Prevención y detección del crimen e investigación del uso no autorizado
Monitorizar el uso y las operaciones de redes y sistemas de ANTALIS
Para formación y control de calidad

En nuestras instalaciones, tu imagen podrá ser grabada por los sistemas de CCTV de ANTALIS o la entidad que gestione nuestras instalaciones. Los sistemas de control de acceso a los edificios también pueden grabar la ubicación, tiempo y fecha de tu entrada y salida de nuestras oficinas.

Se puede acceder a los siguientes datos:

Dirección de IP	Registros	Grabación de llamadas
Videovigilancia	Metadatos	Grabación de correo

Datos de localización

A los efectos de las actividades profesionales y contractuales podemos facilitarle herramientas o equipos como: teléfono móvil, ordenador, coche, tarjetas de acceso, etc...

A través de estas herramientas:

Rastreo de GPS

Seguimiento de teléfono móvil

Registro de viajes de trabajo

Cookies

Si usas nuestros sitios web, entendemos que se utilizan cookies y otras herramientas de análisis de tráfico web (por ejemplo, Pixel Tracking, Google Analytics, etc). Por favor, visita nuestra Política de Cookies para obtener más información sobre el uso de estas herramientas.

5. RETENCIÓN DE DATOS

Ten la seguridad de que en Antalis guardaremos los datos personales sólo por el tiempo necesario para el cumplimiento de nuestras obligaciones o para lograr los fines para los cuales se recopila dicha información y según lo permita la ley de datos aplicable.

Para determinar el período de retención apropiado, consideraremos: la cantidad, naturaleza y sensibilidad de los datos, el riesgo potencial del daño por el uso no autorizado y divulgación de datos, requisitos legales aplicables, el propósito por el cual procesamos los datos y si podemos lograrlo a través de otros medios.

Es posible que necesitemos conservar información por periodos de tiempo significativos para establecer, ejercitar o defender nuestros derechos legales, y para fines de archivo e históricos. Siempre que sea posible y práctico, la información personal será anónima mediante la eliminación, sustitución o bloqueo de los detalles que permitan la identificación de las personas.

6. TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES

Al unirte o postularte a Antalis, tienes la intención de ser parte de un equipo de trabajo internacional. Como grupo que opera a nivel mundial al igual que la mayoría de las empresas internacionales, hemos centralizado ciertos aspectos de la administración de Recursos Humanos y gestión de registros, compartiendo y abriendo grandes oportunidades de desarrollo en el crecimiento de nuestros empleados. Como resultado, tu información personal podrá ser transferida fuera del país de origen (incluidas transferencias fuera del Área Económico Europeo) y se podrá acceder a ella desde cualquier ubicación de ANTALIS.

La confianza es uno de NUESTROS VALORES DE EQUIPO, por lo tanto, tomaremos todas las precauciones necesarias, tanto legales como de seguridad para garantizar la protección de la información personal que se transfiere dentro de Antalis. Tu información personal tendrá el mismo nivel de protección, independientemente de nuestra localización en ANTALIS.

Hay que tener en cuenta que a la información personal también tendrán acceso los proveedores de servicios de ANTALIS, los cuales podrán estar ubicados en otras jurisdicciones. Para más información, consulta a continuación la sección 7.

7. REVELACIONES

ANTALIS puede divulgar tu información personal:

Cuando sea necesario para los propósitos indicados, incluso dentro de ANTALIS.
Si lo requiere la ley aplicable.
En relación con una reorganización o combinación de nuestra empresa con otra empresa.
Si creemos que dicha divulgación es necesaria para hacer cumplir o aplicar los términos del contrato y otros acuerdos o para proteger y defender los derechos, propiedad o seguridad de ANTALIS.
Para cumplir con un procedimiento judicial, orden judicial u otra obligación legal, o una consulta reguladora o gubernamental.
Con tu consentimiento.

Otros destinatarios de información personal de empleados pueden ser:

Autoridad aduanera, de impuestos e impuestos especiales.
Organismos reglamentarios y profesionales.
Autoridades de bolsa y cotización.
Registro público del consejo de dirección y accionistas.
Empresa de servicios de verificación de identidad.
Tribunales, policía y fuerzas del orden.
Agencias y departamentos gubernamentales.
Auditores y asesores profesionales (incluyendo compañías aseguradoras y asesores de indemnización profesional).

Ten la seguridad de que haremos todos los esfuerzos posibles para divulgar la mínima información personal en cada caso.

8. EMPRESAS DE SERVICIOS

Los terceros que prestan servicios a ANTALIS reciben el nombre de “subcontratas”. ANTALIS establecerá contratos con estas rigiéndose según las leyes de privacidad. Las subcontratas deberán utilizar las medidas de seguridad apropiadas para proteger la información personal y tendrán prohibido el uso de la información personal que no haya sido indicada por ANTALIS.

Las subcontratas que manejan información personal en nombre de ANTALIS podrán estar situadas en Europa u otros países del mundo. ANTALIS se asegurará de que las subcontratas cumplan con los requerimientos legales aplicables para la transferencia de información personal fuera de la jurisdicción donde fue recopilada.

Para la recopilación de datos en el Área Económica Europea ANTALIS exigirá a las subcontratas que ejecuten las cláusulas contractuales estándar para la transferencia de información personal a países terceros, según se establece en la legislación europea de privacidad.

9. MANTÉN TU INFORMACIÓN ACTUALIZADA

En ANTALIS hacemos todo lo posible por mantener la integridad de la información personal que poseemos. Para ayudarnos a tener la información lo más actualizada posible es importante que nos informes sobre cualquier modificación de datos de contacto o de información personal, para ello únicamente tienes que ponerte en contacto con el Departamento de Recursos Humanos.

10. TUS DERECHOS

Nos comprometemos a respetar y hacer respetar tus derechos. Por lo que te informamos de los derechos que tienes con respecto a tu información personal:

El acceso a la información personal que ANTALIS tiene sobre tus datos.
La corrección de tu información personal, por ejemplo si está incompleta o incorrecta.
En ciertas circunstancias, y conforme a la ley aplicable, el derecho a restringir y oponerte al procesamiento de tu información personal, o solicitar que la información personal sea borrada.
En ciertas circunstancias, y conforme a la ley aplicable, el derecho a recibir copia de la información personal que nos has facilitado, en formato comúnmente utilizado para lectura mecanizada conocido como “portabilidad de datos”.
Cuando hayas facilitado voluntariamente información personal o hayas dado el consentimiento para su uso, tienes el derecho a desistir del consentimiento.
El derecho a presentar una reclamación a la Autoridad de Protección de Datos (ver más adelante).

¿Tienes menos de 16 años?

Si eres menor de 16 años o no eres mayor de edad en tu país, por favor asegúrate de tener el permiso de tus padres/representantes legales antes de facilitarnos tus datos personales. Menores de 16 años y las personas que no sean mayores de edad no pueden facilitarnos sus datos personales sin la autorización pertinente.

Derecho a presentar una reclamación

Si nuestra respuesta no te satisfice o crees que no hemos procesado tus datos personales de acuerdo con la ley, puedes poner una reclamación ante la autoridad de supervisión de protección de datos correspondiente a tu país.

Correcciones de esta declaración

Este Compromiso de Privacidad ha sido actualizado en julio de 2024. Es posible que se realicen cambios ocasionales o modificaciones para cumplir con lo que establece la ley. Podrás revisar estas modificaciones hechas al efecto si lo deseas. Cualquier cambio del Compromiso de Privacidad será aplicado a partir de la fecha de publicación en nuestros sitios web.

Dudas

Por favor, asegúrate de que has comprendido el contenido de este Compromiso de Privacidad. En caso de que surja cualquier duda o quieras ejercer tus derechos, ponte en contacto con nosotros enviando una solicitud a las siguientes direcciones de correo electrónico dataprotection-HRHQ@antalis.com y rrhh.sp@antalis.com.

¡Gracias!